El documento principal contiene el texto y otros elementos que permanecen iguales en cada etiqueta. El origen de datos contiene la información que cambia en cada etiqueta, como el nombre y la dirección de cada destinatario.
Los campos de la combinación que inserta en el documento principal indican a Word dónde imprimir información del origen de datos. Al realizar la combinación de correspondencia, Word reemplaza los campos de la combinación del documento principal con la información del origen de datos. Cada fila (o registro) del origen de datos produce una etiqueta individual.
El procedimiento siguiente muestra cómo realizar una combinación de correspondencia para crear etiquetas.
Paso 1: crear el documento principal
Cree un documento nuevo para crear una nueva etiqueta o abra un documento existente que haya utilizado antes para combinar las etiquetas.- Abra el documento de Word y, a continuación, inicie la combinación de correspondencia. Para iniciar una combinación de correspondencia, siga estos pasos, según corresponda a la versión de Word que esté ejecutando:
- Microsoft Word 2002
En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia. - Microsoft Office Word 2003
En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en Combinar correspondencia. - Microsoft Office Word 2007
En la ficha Correo, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Asistente paso a paso para combinar correspondencia.
- Microsoft Word 2002
- En Seleccione el tipo de documento, haga clic en Etiquetas y, a continuación, haga clic en Siguiente: elija el documento inicial.
Aparece el paso 2 de Combinar correspondencia. - En Seleccione el documento inicial, haga clic en Cambie el diseño del documento o en Empezar a partir de un documento existente.
Con la opción Cambie el diseño del documento puede utilizar una de las plantillas de combinación de correspondencia para establecer las opciones de sus etiquetas. Al hacer clic en Opciones de etiqueta, aparece el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta. Seleccione el tipo de impresora (matricial o láser), el tipo de producto de la etiqueta (como Avery) y el número de producto. Si usa una etiqueta personalizada, haga clic en Detalles y, a continuación, escriba el tamaño de la etiqueta. Haga clic en Aceptar.
Con la opción Empezar a partir de un documento existente, puede abrir un documento de combinación de correo existente y utilizarlo como documento principal. - Haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios.
Paso 2: seleccionar el origen de datos
El origen de datos contiene la información que puede variar en cada etiqueta. Puede abrir un origen de datos existente creado en Word o puede crear un origen de datos nuevo y llenar la información del destinatario.Nota
Además, puede utilizar un origen de datos que se creara en otro programa, como Microsoft Excel o Microsoft Access, o puede utilizar una libreta personal de direcciones creada en Microsoft Exchange Server o Microsoft Schedule+. También puede utilizar un archivo de texto ASCII u otro archivo delimitado.
- En el encabezado Seleccionar destinatarios del panel de tareas Combinar correspondencia, seleccione la opción del origen de datos adecuado.
Las opciones son utilizar una lista existente, seleccionar entre los contactos de Outlook o escribir una lista nueva. - Utilice el método apropiado para el tipo de origen de datos que desee utilizar.
Método 1: abrir un origen de datos existente
Para abrir un origen de datos existente, siga estos pasos:- El panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, haga clic en Examinar bajo el encabezado Utilizar una lista existente.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. - En la lista de archivos del cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, seleccione el origen de datos que desee utilizar y haga clic en Abrir.
Si el origen de datos que desea no está en la lista de archivos, haga clic en la unidad y carpeta adecuadas, y seleccione la opción apropiada en el cuadro Mostrar archivos de tipo.
Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para que siga modificando sus datos. Cuando termine de hacer cambios, haga clic en Aceptar.
Aparece su carta. - Haga clic en Siguiente: escriba la carta para configurar su documento principal.
- Continúe con la sección Paso 3: modificar el documento principal más adelante en este artículo.
- En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Seleccione de los contactos de Outlook y, a continuación, haga clic en Elegir la carpeta de contactos en el encabezado Seleccione de la carpeta de contactos de Outlook.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar lista de la carpeta de contactos con la carpeta de contactos disponible. Seleccione la carpeta correcta y haga clic en Aceptar.
Los nombres aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Haga clic en Aceptar. - Haga clic en Siguiente: ordenar las etiquetas.
- Continúe con la sección Paso 3: modificar el documento principal más adelante en este artículo.
- Haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios y, a continuación, haga clic en Escriba una lista nueva bajo el encabezado Seleccionar destinatarios.
- Haga clic en Crear para mostrar el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. El cuadro de diálogo contiene una lista de los nombres de los campos que se utilizan con frecuencia en las cartas modelo, las etiquetas postales y los sobres.
Para personalizar sus campos en este cuadro de diálogo, haga clic en Personalizar. Puede cambiar el nombre de los campos y quitar los campos que no necesite. Para agregar nombres de campos, haga clic en Agregar, escriba el nombre del campo y haga clic en Aceptar. Cuando termine las personalización, haga clic en Aceptar. Cuando termine de escribir sus datos, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.
Aparece el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones. - Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar.
Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para que siga modificando los datos. Cuando termine de hacer cambios, haga clic en Aceptar. - En el Asistente para combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: ordene las etiquetas.
- Continúe con la sección Paso 3: modificar el documento principal.
- El panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, haga clic en Examinar bajo el encabezado Utilizar una lista existente.
Paso 3: modificar el documento principal
- En el panel de tareas Combinar correspondencia, compruebe que aparece el paso Organice sus etiquetas. En este paso puede configurar las etiquetas.
- Word muestra los elementos que puede utilizar para configurar las etiquetas, como Bloque de direcciones, Línea de saludo y Franqueo electrónico. Utilice las opciones de Más elementos para agregar campos concretos. Haga clic en la etiqueta donde desee insertar los campos de combinación que representen el lugar donde Word imprimirá la información del origen de datos. Asegúrese de que escribe los espacios o signos de puntuación que desee entre dos campos de combinación o después de un campo de combinación.
- Cuando termine de configurar una etiqueta, haga clic en Actualizar todas las etiquetas para replicar todas las etiquetas.
- Haga clic en Siguiente: obtenga una vista previa de las etiquetas para ver los datos combinados.
Paso 4: realizar la combinación
- En el panel de tareas Combinar correspondencia, compruebe que se muestra el paso Complete la combinación. En este paso puede combinar en la impresora o en la pantalla.
Para combinar directamente en la impresora, haga clic en Imprimir. Aparece el cuadro de diálogo Combinar al imprimir donde puede seleccionar los registros que combinar. Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de diálogo Imprimir donde puede seleccionar la impresora e imprimir las etiquetas.
Para combinar en la pantalla, haga clic en Editar etiquetas individuales. Aparece el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo donde puede seleccionar los registros que combinar. Haga clic en Aceptar para combinar las etiquetas. Puede ver las etiquetas antes de imprimirlas. - Cuando el documento combinado aparezca en la pantalla, puede guardarlo como un documento independiente, imprimirlo haciendo clic en Imprimir en el menú Archivo o guardarlo e imprimirlo.
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